AI chatbot pro jazykové a plavecké školy: termíny, ceny a náhrady lekcí
Připravte školního chatbota na skutečné otázky rodičů a účastníků. Oddělte informace o kurzech, osobní záznamy a změny rezervací. S příklady odpovědí a kontrolou před spuštěním.
AI chatbot může vysvětlovat nabídku kurzů, ceny, místa výuky a pravidla náhrad v době, kdy váš tým učí. Pomůže také rodičům a účastníkům najít další krok. Konkrétní omluvenka, volné místo nebo změna rezervace však vyžadují oprávněné propojení s příslušným systémem, případně pracovníka školy.
Rozlišení je důležité, protože dotazy často spojují obojí. „Jak fungují náhrady?“ je otázka na pravidla. „Přesuňte prosím dceřinu lekci na pátek“ je požadavek týkající se konkrétního zápisu. Užitečný chatbot rozpozná rozdíl a přizpůsobí mu další postup.
Následující příklady popisují modelovou školu. Slouží jako vzory k úpravě, nejde o výsledky zákaznického nasazení. Ceny, lhůty a podrobnosti kurzů jsou smyšlené.
Začněte otázkami, které skutečně řeší recepce
Než připravíte bota, požádejte kolegu spravujícího e-mail o seznam opakovaných dotazů. Jazykové a plavecké školy vysvětlují podobné provozní podrobnosti, přestože se liší výběr samotného kurzu.
| Téma | Příklad z jazykové školy | Příklad z plavecké školy |
|---|---|---|
| Výběr kurzu | „Kdysi jsem se učil anglicky. Jakou úroveň mám vybrat?“ | „Dítě se vody nebojí, ale samo neplave. Do které skupiny patří?“ |
| Rozvrh | „Učí se během školních prázdnin?“ | „Probíhají lekce i o státních svátcích?“ |
| Cena | „Jsou v ceně učebnice?“ | „Zahrnuje kurzovné vstup do bazénu?“ |
| Příprava | „Musím nejdřív vyplnit rozřazovací test?“ | „Co si máme vzít na první lekci?“ |
| Absence | „Můžu po vynechané hodině přijít s jinou skupinou?“ | „Jak si požádám o náhradní lekci?“ |
| Změny | „Lze přejít do večerního kurzu?“ | „Je v sobotní skupině volné místo?“ |
Poslední řádek vyžaduje více než obecný popis kurzu. Připravte pro něj samostatný postup oproti informacím, které může bot sdělit rovnou.
Pro každé období připravte jasný přehled
Vytvořte aktuální popis kurzů s obdobím výuky, místem, délkou lekcí, cílovou skupinou, cenou a jejím rozsahem. Uveďte rok, nikoli jen měsíc. Výslovně napište, jak rozvrh pracuje s prázdninami a plánovanými uzavírkami.
Modelový podklad může vypadat takto:
Anglická konverzace pro dospělé, podzim 2026, pobočka Centrum. Dvanáct lekcí po 60 minutách, úterý v 18:00. Cena kurzu je 3 600 Kč a zahrnuje digitální materiály. Tištěný pracovní sešit je volitelný a platí se zvlášť. Konkrétní dny výuky jsou uvedené v kalendáři kurzu.
U plavání doplňte místo srazu, pokyny k příchodu a informaci, zda dítě doprovází rodič. U obou typů školy určete konkrétní kalendář, který má přednost před obecným týdenním rozvrhem. „Každé úterý“ není úplná informace, pokud je během části období škola zavřená.
Podklady bota zaměřte na současnou nabídku. Staré náborové kampaně odstraňte nebo historický obsah jasně označte, aby se sleva z minulého období neobjevila jako dnešní cena. Po změně zkontrolujte zpracovaný zdroj a odpovídající otázku zopakujte. Přípravu popisuje návod na trénování chatbota.
Nejdříve vysvětlete náhrady, potom nabízejte změnu
Pravidla náhrad mají odpovídat na čtyři otázky: jak se omlouvá absence, do kdy, komu vzniká nárok a jak se domlouvá náhradní lekce. Uveďte také případné limity a dobu, během které lze náhradu využít.
Toto je modelový text do podkladů:
Absenci omluvte v klientské zóně nejpozději do 18:00 dne před lekcí. Včas omluvenou lekci lze jednou nahradit podle kapacity vhodné skupiny ve stejném období výuky. Náhradu potvrzuje recepce. Odeslání žádosti ještě nerezervuje místo.
U dotazu „Zítra nemůžeme přijít, dá se lekce nahradit?“ má odpověď zohlednit příslušnou lhůtu, vysvětlit krok v klientské zóně a odlišit žádost od potvrzené náhrady. Nemá slibovat páteční místo pouze proto, že je pátek uvedený v rozvrhu.
Pokud pravidla nepokrývají pozdní omluvu nebo výjimečnou situaci, předejte dotaz pracovníkovi školy. Bot nemá vymýšlet vstřícnou výjimku ani automatické zamítnutí. Za rozhodnutí odpovídá váš tým.
S výběrem kurzu pomáhejte podle skutečných podkladů
Jazykový chatbot může vysvětlit zveřejněné úrovně a odkázat na rozřazovací test. Nemá slibovat, že krátká konverzace nahrazuje posouzení vaší školy. Pokud se dvě úrovně překrývají, nabídněte test nebo rozhovor s koordinátorem.
U plavání popisujte vstupní předpoklady tak, jak je schválili instruktoři. Z několika zpráv neposuzujte, že je dítě připravené na konkrétní skupinu. Bot může objasnit vstupní posouzení nebo zkušební lekci. O zařazení rozhoduje škola.
Pro základní nasměrování obvykle stačí zamýšlený kurz, přibližná úroveň a preferovaná pobočka. Není potřeba v běžném chatu zjišťovat zdravotní historii dítěte. Osobní či citlivé záležitosti nasměrujte na odpovídající kontakt školy.
Co lze propojit v Breezaro
Informace o kurzech můžete dodat přes webové stránky a dokumenty. Váš tým pak sleduje konverzace a podle potřeby je převezme. Postup popisují návod k převzetí člověkem a dokumentace znalostní báze.
Pro konkrétní záznamy nebo rezervační postup nabízí Breezaro Vlastní akce napojené na HTTPS API. Jde o nastavitelné propojení, nikoli hotovou integraci s každým školním systémem. Systém musí poskytovat vhodnou operaci a musíte určit, kdo smí přistupovat ke konkrétnímu zápisu. Samotné ověření e-mailu rodiče neprokazuje oprávnění číst libovolný záznam dítěte, které návštěvník jmenuje.
U podporované změny rezervace má postup načíst povolené možnosti, ukázat navrženou změnu, získat potvrzení a ověřit vrácený výsledek. Zapisující akce v Breezaro vyžadují potvrzovací tlačítko ve webovém widgetu. Na WhatsAppu, v Messengeru a na Instagramu je asistent nedostane. Bez potřebného propojení má bot vysvětlit podání žádosti nebo zapojit recepci.
Před spuštěním otestujte i nepříjemné situace
Podle vlastních pravidel vyzkoušejte v oddělených konverzacích tyto případy:
- Rodič v jedné zprávě spojuje cenu minulého kurzu s novým obdobím.
- Účastník omlouvá absenci těsně před lhůtou a těsně po ní.
- Někdo chce do skupiny, která existuje, ale je plná.
- Návštěvník se ptá na jmenovaného účastníka, k jehož záznamu nemá oprávnění.
- Rodina žádá o člověka v době, kdy je recepce zavřená.
- Po potvrzení návštěvníkem selže operace v rezervačním systému.
Vedle každé otázky si napište očekávaný další krok. Kontrolujte data a podmínky, přiznanou nejistotu a absenci nepotvrzených slibů rezervace. Sadu můžete rozšířit pomocí kontrolního seznamu pro testování chatbota.
Začněte v Breezaro jedním typem kurzů a jeho aktuálními podklady. Až odpovědi fungují spolehlivě, přidejte další nabídku a zvažte propojenou akci pro nejčastější administrativní požadavek. Recepce si zachová jasnou roli: spravovat pravidla, řešit výjimky a potvrzovat to, co vyžaduje člověka.